Como decía el anuncio… la aventura es la aventura.

Pero si perdemos la información que durante tanto tiempo hemos creado y que tan vital es para el funcionamiento de nuestra empresa, que hacemos?.

Todas las empresas invierten mucho tiempo, dinero y esfuerzo en el desarrollo de sus datos empresariales. Cada día generamos montañas de datos, contratos, apuntes contables, facturas, correos electrónicos en definitiva nueva información que se almacena en nuestros ordenadores.

De igual forma, cada día estamos expuestos a diferentes peligros que pueden destruir nuestro trabajo: Borrado accidental, malfuncionamiento o daños físicos de los equipos, robos, incendios, virus, ataques cibernéticos y un largo etcétera.

Por tanto la información más delicada debe estar siempre duplicada y a buen recaudo,  fiable y accesible en cualquier momento.

Dedicar unos minutos a copiar los archivos más importantes aunque sea en un lápiz de memoria (Pen Drive) nos ahorrará seguro, horas de trabajo o en el peor de los casos recuperar la información que de otra forma quedaría perdida para siempre.

Qué guardar

En primer lugar es muy importante crear una estructura lógica para el almacenamiento de los datos, dependiendo del tipo de empresa puede ser interesante guardar la información común en una carpeta genérica y de acceso para todos los usuarios autorizados (por ejemplo ORGANIZACION), y otra para los usuarios donde guardarán los documentos generados (p.ej. USUARIOS) como carpeta principal y dentro de ella subcarpetas para cada uno de ellos….

Otros tipos de estructura pueden ser CLIENTES, PROYECTOS, DEPARTAMENTOS, etc.

Localizar los datos que se guardan a través de la aplicación empresarial, como los programas de contabilidad, facturación o ERP, bases de datos, etc…

Como realizarlas

Existen varias formas de hacerlo, ya sea manual o automáticamente, con las propias aplicaciones incorporadas en el equipo, con programas gratuitos (freeware) o de pago. Las diferencias entre unos y otros se basan en las prestaciones y el servicio o soporte al cliente que aportan.

Tanto los equipos de sobremesa como los servidores incorporan dentro del sistema operativo aplicaciones para hacer las copias de seguridad tanto de forma manual como automática. (p.ej. en entornos Windows)

Backup

Donde guardarlas

En una estructura Cliente-Servidor los datos se almacenarán directa o periódicamente en el servidor y desde allí se crean las copias de seguridad.

El destino puede ser una unidad externa donde un único disco del tamaño adecuado albergará las copias que pueden ser únicas o varias copias de diferentes días, esto nos permite recuperar la información en diferentes momentos y con un margen superior en el tiempo.

Otra opción más segura es enviar las copias a un dispositivo NAS, que suele tener dos o más discos redundantes por lo que aumentamos la fiabilidad de los datos.

En la actualidad y con el uso de internet muchas empresas ponen a disposición de sus clientes sistemas de almacenamiento en la nube (Cloud), de nuevo algunas de forma gratuita (limitada a una cierta capacidad) y otras de pago. (p.ej. Dropbox, iCloud, Elephant….) estos sitios de pago se encargan del mantenimiento de los equipos y la seguridad.

Si nos preocupa el uso que estas compañías puedan hacer de nuestros datos, siempre existe la posibilidad de utilizar internet para hacer las copias en un lugar diferente de la ubicación original, como puede ser otra sede de la empresa o el propio domicilio del propietario, utilizando un dispositivo de almacenamiento conectado a la red (NAS).

Como recuperarlas

Los propios sistemas de copia (Backup) permiten la recuperación siguiendo unos sencillos pasos del asistente.